Хранение документов и передача в архив
У каждого блока документов свои сроки хранения. Как поступить с документами по окончанию этих сроков опишем в статье.
< 1 мин чтения
После отчетного периода любая организация или ИП должно правильно организовать хранение документов
Мы советуем распечатать ОСВ по организации (ИП) и проверить наличие оправдательных документов, готовых к архивации.
Пример:
01 счет «Основные средства». Акт ОС-1, ведомость расчета амортизации.
10 счет «Материалы». Приходный ордер М-4, Акты на перемещение материалов, акты на списание материалов, путевые листы, требования-накладные, акты комплектации, журналы учета расхода материала.
41 и 10 счет. Инвентаризационная ведомость на конец отчетного периода.
68 и 69 счет. Налоговые регистры и налоговые декларации по налогам с квитанциями о сдаче по ТКС.
50 счет. Кассовая книга, отчет кассира, ПКО, РКО; отчет ОФД.
51 счет. Выписки банка по расчетному счету.
71 счет. Авансовые отчеты с приложением оправдательных документов.
70 счет. Документы по расчету заработной платы.
После проверки нужно подшить в папки документы по видам и периодам, подготовить реестры и описи.
Руководитель организации (или ИП) отвечает за организацию хранения.
Связанный курс
Бухгалтерский и налоговый учет для новичков + 1С:Бухгалтерия 8.3
Организация сама устанавливает правила хранения и фиксирует их во внутреннем документе организации - в положении об архиве.
Условно архив делят на три блока:
- текущий архив – архив за последние три года. К такому архиву обеспечивают быстрый доступ на случае налоговой проверки.
- специальный архив – архив, который включает в себя документы, которые нужно хранить очень долго (например, кадровые документы)
- прочий архив – архив, подлежащий уничтожению.
Для правильной архивации: нужно составить опись, сшить дело, пронумеровать листы, сформировать обложку дела.
Для хранения бухгалтерских документов оборудуются специальные помещения, сейфы или шкафы.
В сейфах хранят бланки строгой отчетности, документы с грифом «коммерческая тайна».
Чтобы обеспечить сохранность документов в архиве организации, нужно назначить ответственного за контроль за выдачей и возвратом бумаг на одного из сотрудников. Для этого ведется специальный журнал учета.
При ликвидации организации документы передаются в сторонний архив. Оформляется передача двусторонним актом.
