Личное дело сотрудника

Личное дело оформляется после приема сотрудника на работу. Для ведения личного дела обычно заводят отдельную папку на каждого сотрудника. Листы личного дела нумеруются, ведется внутренняя опись в хронологическом порядке.

Состав документов, которые необходимо хранить в личном деле, законом не определен. Исключение – государственные органы (согласно ч. 3 ст. 42 Закона о госслужбе).

В коммерческой организации, формируется внутренний локальный акт, в котором данная организация сама определяет порядок ведения личных дел и состав документов  в личном деле.

Примерный перечень документов для формирования личного дела сотрудника в коммерческой организации:

• опись документов дела;
• личный листок по учету кадров;
• анкета;
• заявление о приеме на работу;
• должностная инструкция;
• характеристики и рекомендательные письма;
• личные заявления сотрудника;
• трудовой договор и дополнительные соглашения к нему;
• копии приказов по личному составу;
• аттестационные листы;
• результаты медосмотров.

За ненадлежащее хранение вышеуказанных документов Роскомнадзор может оштрафовать компанию на сумму от 60 тыс. до 100 тыс. руб.

Личные дела сотрудников необходимо хранить в течение:

• 75 лет, если они закончены делопроизводством до 1 января 2003 года,
• 50 лет, если они закончены делопроизводством после 1 января 2003 года.

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее