Блог

Всем бухгалтерам уже известно, что с 01 января 2020 года все работодатели обязаны фиксировать сведения о трудовой деятельности своих сотрудников в электронном виде и сдавать соответствующую отчетность в Пенсионный фонд.

Чтобы сделать переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) быстро и просто, мы предлагаем свести всю работу к определенным этапам:

1. Приказом руководителя назначить ответственное лицо на предприятии, которое будет осуществлять переход на ЭТК и контролировать весь процесс перехода.

2. Внести изменения во внутренние локальные акты на предприятии, которые регулируют работу с трудовыми книжками. В частности, изменения следует внести в документ «Правила внутреннего трудового распорядка» (ПВТР). Предлагаем Вам формулировки, которые нужно внести в текст ПВТР. Смотрите ниже образец.

Образец внесения сведений о введении электронных трудовых книжек в Правила внутреннего трудового распорядка

<……………….>

3. Прием на работу.

3.1. Прием на работу в организацию производится на основании трудового договора, заключенного в письменной форме.

3.2. Перед заключением трудового договора кандидат на работу представляет:

– трудовую книжку и (или) сведения о трудовой деятельности, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

– документ, который подтверждает регистрацию в системе индивидуального персонифицированного учета, в том числе в форме электронного документа, либо страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые;

<……………….>

6. Обязанности работодателя.

6.1. Работодатель обязан предоставлять работнику сведения о трудовой деятельности за период работы в организации способом, указанным в заявлении работника:

– на бумажном носителе, заверенные надлежащим способом;

– в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (в случае ее наличия у работодателя).

6.2. Сведения о трудовой деятельности предоставляются:

– в период работы – не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления;

– при увольнении – в день прекращения трудового договора.

6.3. Заявление работника о выдаче сведений о трудовой деятельности у работодателя может быть подано в письменном виде или направлено на электронную почту работодателя profirost@bk.ru.

6.4. Сведения о трудовой деятельности не предоставляются работнику, если в отношении него ведется трудовая книжка в соответствии со ст. 66 ТК РФ.

6.5. В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать работнику сведения о трудовой деятельности невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от их получения, работодатель в этот же день направляет работнику их по почте заказным письмом на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом.

<……………….>

3. Письменно уведомить сотрудников о том, что на предприятии начинают использоваться электронные трудовые книжки (ЭТК). Сделать это необходимо до 30 июня 2020 года. Смотрите образец уведомления ниже.

Образец уведомления работников о необходимости выбрать способ ведения трудовой книжки

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»

(ООО «Перспектива»)

УВЕДОМЛЕНИЕ

Настоящим уведомляем вас о том, что с 01.01.2020 в трудовом законодательстве произошли изменения, связанные с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде (Федеральный закон от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»). В частности, на работодателя возложена обязанность по представлению в органы Пенсионного фонда России в электронном виде всех сведений о Вашей трудовой деятельности (приеме на работу, переводах, увольнении и проч., включая реквизиты соответствующих приказов), а также трудовом стаже. Данные сведения могут быть получены Вами как непосредственно у работодателя или в органах Пенсионного фонда России, так и через многофункциональные центры оказания государственных и муниципальных услуг, либо в электронной форме с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг. Эти сведения используются вместо трудовой книжки, в т.ч. при заключении трудовых договоров (приеме на работу) и для подтверждения трудового стажа.

В период по 31.12.2020 включительно Вы имеете право путем подачи работодателю письменного заявления сделать выбор между продолжением ведением работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации или предоставлением Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае подачи заявления о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка, которая сейчас находится у работодателя, будет выдана Вам на руки и в последующем записи в нее вноситься не будут. Изменить данный выбор в дальнейшем не представляется возможным.

В случае подачи заявления о продолжении ведения работодателем Вашей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации, данное право сохранится за Вами и при последующем трудоустройстве к другим работодателям. Но при этом Вы вправе в дальнейшем в любое время изменить сделанный выбор и подать работодателю заявление в письменной форме о предоставлении Вам работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

В случае, если в течение означенного срока Вами не будет подано ни одно из указанных заявлений, работодатель продолжит вести Вашу трудовую книжку в прежнем порядке на бумажном носителе в соответствии с положениями статьи 66 Трудового кодекса Российской Федерации. Но при этом возможности изменить сделанный выбор после 31.12.2020 у Вас не будет.

Руководитель отдела кадров               Милованова        И.Н. Милованова

С уведомлением ознакомлен:

4. До 31 декабря 2020 года от каждого сотрудника нужно получить заявление о том, какой вариант ведения трудовой книжки он выбирает: бумажный или электронный. Смотрите образцы таких заявлений ниже.

Образец заявления работника о продолжении ведения бумажной трудовой книжки

Генеральному директору
ООО «Перспектива»

Деменчук О.В.

от менеджера отдела продаж
Егорова И.П.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о продолжении ведения работодателем моей трудовой книжки в соответствии со статьей 66 Трудового кодекса Российской Федерации.

28.02.2020        Егоров                           И.П. Егоров

Образец заявления работника о переходе на электронную трудовую книжку

Генеральному директору
ООО «Перспектива»

Деменчук О.В.

от руководителя отдела продаж
Зимина Ю.Т.

ЗАЯВЛЕНИЕ

В соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» заявляю о предоставлении мне работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации.

28.02.2020        Зимин                           Ю.Т. Зимин

Связанный курс

1С: Зарплата и управление персоналом (полный курс)

Узнать подробнее

5. Сотрудникам, которые написали заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде, нужно выдать на руки бумажную трудовую книжку и зафиксировать выдачу в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Перед выдачей книжки необходимо проверить, все ли записи внесены в нее. При необходимости сделать недостающие записи (например, запись о приеме на работу).

А так же, перед выдачей бумажной трудовой книжки, в нее нужно внести запись о том, что работник подал заявление о переходе на ЭТК. Конкретный вид такой записи не утвержден. Поэтому рекомендуем использовать формулировки, предусмотренные в Законе № 439-ФЗ. Предлагаем в трудовую книжку внести следующую запись:

«Работником подано заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации».

Поскольку законодательно не установлена четкая формулировка такой записи, вероятнее всего данная запись, должна оформляться по аналогии с заключительной записью при увольнении сотрудника. Это значит, что сведения о подаче заявления вносятся в графу 3 книжки на следующую строку за предшествующей записью, без указания в графах 1 и 2 даты и номера текущей записи. Дату заявления, на наш взгляд, вписывать не требуется.

6. Подготовиться к сдаче сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде. Для этого нужно проверить обновление программного обеспечения, с помощью которого ведется кадровый учет и формируется отчетность.

В течение 2020 года необходимо подавать сведения по форме СЗВ-ТД не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором были кадровые движения (прием, перевод, увольнение). Если кадровых изменений не было, СЗВ-ТД не подается, поскольку эта отчетная форма не периодическая и подается по мере необходимости.

Начиная с 2021 года нужно будет подавать сведения по форме СЗВ-ТД более оперативно, а именно, не позднее следующего рабочего дня за днем оформления соответствующего кадрового приказа (прием, перевод, увольнение).

7. Подать в Пенсионный фонд заявление о начале электронного обмена данными по трудовой деятельности сотрудников. Образец заявления скачать.

Энциклопедия ПрофиРост 17.02.2019

Информацию на странице ищут по запросам: Электронные трудовые книжки,СЗВ-ТД, СЗИ-ТД, уведомление о переходе на ЭТК, переход на ЭТК, отчеты в пенсионный фонд , трудовая книжка в электронном виде,  новые отчетны в ПФР, зарплата, курсы по зарплате, ЗУП, курсы бухгалтеров в Красноярск, Бухгалтерские курсы в Красноярске, Курсы бухгалтеров для начинающих, Курсы 1С:Бухгалтерия, Дистанционное обучение, Обучение бухгалтеров, Обучение курсы Зарплата и кадры, Повышение квалификации бухгалтеров, Бухгалтерский учет для начинающих